KVKK Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (kısaca KVKK veya Kanun) ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca hazırlanmıştır. Amacı, Muhasefy platformunu kullanan gerçek kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak Kanun'un 10. maddesinde düzenlenen aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektir.

Muhasefy, bireyler ve işletmeler için ön muhasebe ile finansal yönetim hizmeti sunan bir yazılım (SaaS) platformudur. Bu metin; platforma üye olan, platformu ziyaret eden ve hizmetlerimizden yararlanan tüm gerçek kişileri kapsar. Verilerinizi paylaşmadan önce bu metni dikkatle okumanızı rica ederiz.

Kanun uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda kimliği belirtilen şirket tarafından işlenmektedir:

• Unvan: THE Q TEKSTİL TASARIM SANAYİ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
• MERSİS No: 0843088300000001
• Ticaret Sicil No: 1045265
• Adres: Bahçeşehir 1. Kısım Mah. Fırat Cad., Başakşehir / İstanbul
• İletişim: kvkk@muhasefy.com

Muhasefy markası ve muhasefy.com alan adı, yukarıda belirtilen şirket tarafından işletilmektedir. Bu metinde geçen Muhasefy, platform ve biz ifadeleri bu veri sorumlusunu temsil eder.

Bu metinde kullanılan başlıca kavramlar, Kanun'un 3. maddesindeki tanımlara uygun olarak aşağıdaki anlamları taşır:

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (örneğin siz).
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulması ve yönetilmesinden sorumlu kişi.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak, onun adına kişisel verileri işleyen kişi.
• İşleme: Kişisel verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, saklanması, aktarılması, sınıflandırılması gibi her türlü işlem.
• Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay.
• Özel nitelikli kişisel veri: Sağlık, ceza mahkumiyeti, biyometrik veri gibi Kanun'un 6. maddesinde sayılan hassas veriler.
• Kurum / Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurumu ve Kurulu.

Muhasefy, hizmetin niteliğine bağlı olarak iki farklı sıfatla hareket eder. Bu ayrım, özellikle kurumsal kullanıcılar bakımından sorumluluğun kimde olduğunu belirlediği için önemlidir.

Doğrudan sizinle ilgili verilerde Muhasefy veri sorumlusudur

Üyelik, hesap yönetimi, abonelik, faturalandırma ve ödeme gibi doğrudan sizinle ilgili kişisel verilerde Muhasefy veri sorumlusu olarak hareket eder.

İşletmenizin panele girdiği üçüncü kişi verilerinde sorumlu sizsiniz

Kurumsal kullanıcı olarak müşteri, tedarikçi veya çalışanlarınıza ait kişisel verileri panele girdiğinizde, bu veriler bakımından veri sorumlusu sizsiniz; Muhasefy yalnızca sizin talimatınız doğrultusunda hareket eden veri işleyen konumundadır. Bu durumda ilgili kişileri aydınlatma, gerekli açık rızaları alma ve işlemenin hukuka uygunluğunu sağlama yükümlülüğü size aittir.

Platformu kullanım şeklinize bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik bilgileri: Ad, soyad; kurumsal işlemlerde T.C. kimlik numarası ve vergi kimlik numarası.
• İletişim bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası ve adres bilgisi.
• Müşteri işlem bilgileri: Abonelik planı, talep ve şikayet kayıtları, hizmet kullanım kayıtları.
• Finans bilgileri: Platforma girilen gelir, gider, fatura, cari hesap, kasa ve banka hareketleri ile ödeme bilgileri.
• İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, oturum ve erişim kayıtları (log), cihaz ve tarayıcı bilgisi.
• Hukuki işlem bilgileri: Yasal talep, başvuru ve uyuşmazlık süreçlerine ilişkin kayıtlar.
• Pazarlama bilgileri: Açık rızanız olması halinde tercih ve etkileşim kayıtları.

Özel nitelikli kişisel veriler

Kurumsal kullanıcıların bordro ve özlük modüllerinde çalışanlarına ait engellilik durumu gibi sağlık verileri, Kanun'un 6. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu veriler yalnızca kurumsal kullanıcının talimatı ve sorumluluğunda, iş ve sosyal güvenlik mevzuatının gerektirdiği ölçüde işlenir; bu işlemenin veri sorumlusu ilgili kurumsal kullanıcıdır.

Kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla ve bu amaçlarla sınırlı, ölçülü biçimde işlenir:

• Üyelik ve hesap işlemlerinin yürütülmesi, kimlik doğrulama ve erişim yetkilendirmesi.
• Ön muhasebe ve finansal yönetim hizmetlerinin sunulması ve işletilmesi.
• Abonelik, faturalandırma, tahsilat ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi.
• e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi elektronik belge süreçlerinin mevzuata uygun yürütülmesi.
• Vergi, ticaret, iş ve sosyal güvenlik mevzuatından doğan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Destek, talep ve şikayet süreçlerinin yönetilmesi ve kullanıcı memnuniyetinin sağlanması.
• Platform ve veri güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve dolandırıcılığın önlenmesi.
• Hizmetin geliştirilmesi, hata tespiti ve performans iyileştirmesi.
• Açık rızanız olması halinde tanıtım, kampanya ve bilgilendirme iletişimi yürütülmesi.
• Hukuki uyuşmazlıklarda ispat ve savunma haklarının kullanılması.

Kişisel verileriniz, Kanun'un 5. maddesinde sayılan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (hizmet ve abonelik sözleşmeniz).
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (vergi, ticaret ve e-belge mevzuatı).
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması (güvenlik, hizmet iyileştirme).

Açık rızaya dayalı işleme

Yukarıdaki şartların bulunmadığı durumlarda (örneğin pazarlama iletişimi, zorunlu olmayan çerezler veya bazı yurt dışı aktarım halleri) verileriniz yalnızca açık rızanızla işlenir. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, önceki işlemelerin hukukiliğini etkilemez.

Özel nitelikli verilerde işleme şartları

Özel nitelikli kişisel veriler, Kanun'un 6. maddesindeki şartlar çerçevesinde, kural olarak açık rıza ya da kanunlarda açıkça öngörülmesi gibi sebeplere dayanılarak ve ek güvenlik tedbirleriyle işlenir.

Kişisel verileriniz, Kanun'un 8. maddesindeki şartlara uygun olarak ve yalnızca gerektiği ölçüde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Yasal yükümlülük kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığı, vergi daireleri, Sosyal Güvenlik Kurumu, mahkemeler ve icra daireleri gibi merciler.
• Hizmet sağlayıcılar: Ödeme kuruluşları, GİB onaylı e-belge entegratörleri ve e-posta iletim sağlayıcıları.
• Yetkilendirdiğiniz kişiler: Platform üzerinde rol ve yetki tanımıyla erişim verdiğiniz ekip üyeleri ve mali müşaviriniz.

Platformun bulut tabanlı altyapısı yurt dışında yer aldığından, kişisel verileriniz yurt dışında işlenebilir. Kanun'un yurt dışına aktarıma ilişkin 9. maddesi 7499 sayılı Kanun ile değiştirilmiş ve yeni hükümler 1 Haziran 2024 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Aktarımlar bu güncel düzenlemeye uygun olarak şu zeminlerden birine dayanır:

• Aktarımın yapılacağı ülke veya sektör hakkında Kurul tarafından verilmiş bir yeterlilik kararının bulunması.
• Yeterlilik kararı yoksa, taraflarca uygun güvencelerin sağlanması (standart sözleşme, taahhütname veya bağlayıcı şirket kuralları gibi).
• Bunların da bulunmadığı arızi hallerde, Kanun'un 9. maddesinin altıncı fıkrasındaki istisnalar (örneğin açık rızanızın alınması).

Yurt dışı aktarımlar yalnızca hizmetin sunulması için gerekli ölçüde ve uygun güvenlik tedbirleriyle gerçekleştirilir.

Hizmeti sunabilmek için aşağıdaki kategorilerde, sözleşmeyle gizlilik ve güvenlik yükümlülüğü altına aldığımız hizmet sağlayıcılardan yararlanırız. Bu sağlayıcılar verileri yalnızca bizim talimatımızla ve hizmetin gereğiyle sınırlı işler:

• Veritabanı ve depolama altyapısı: Hindistan (Mumbai) bölgesinde barındırılır.
• Uygulama barındırma ve dağıtım altyapısı: Amerika Birleşik Devletleri merkezli sağlayıcı.
• Ödeme altyapısı: Amerika Birleşik Devletleri ve Avrupa Birliği merkezli ödeme hizmeti sağlayıcısı.
• E-posta iletim altyapısı: Amerika Birleşik Devletleri merkezli iletim hizmeti sağlayıcısı.

Kişisel verileriniz; platforma üyelik, hesap kullanımı, veri girişi, form doldurma, destek talebi oluşturma ve platformla etkileşiminiz sırasında, elektronik ortamda tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanır.

Platformdaki otomatik kategorilendirme, hatırlatma ve öneri gibi özellikler yalnızca kullanım kolaylığı sağlamak amacıyla çalışır. Hakkınızda hukuki sonuç doğuran veya sizi önemli ölçüde etkileyen, tamamen otomatik sistemlerle verilmiş bireysel kararlar uygulanmaz; üretilen sonuçlar her zaman sizin kontrolünüz ve onayınız altındadır.

Kanun'un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ile güvenli saklanmasını sağlamak için uygun teknik ve idari tedbirleri alırız.

Teknik tedbirler

• Verilerin aktarımda ve saklamada şifrelenmesi (TLS/SSL ve disk şifreleme).
• Satır düzeyinde güvenlik (RLS) ile her kullanıcının yalnızca kendi verisine erişebilmesi ve veri izolasyonu.
• Erişim ve oturum yönetimi, rol bazlı yetkilendirme ve asgari yetki ilkesi.
• Erişim ve işlem kayıtlarının (log) tutulması ve izlenmesi.
• Düzenli yedekleme ve kurtarma süreçleri.

İdari tedbirler

• Erişim ve gizlilik politikalarının uygulanması, çalışan gizlilik taahhütleri.
• Hizmet sağlayıcılarla veri işleme ve gizlilik sözleşmeleri imzalanması.
• Verilere erişimin yalnızca görevle sınırlı ve denetlenebilir biçimde verilmesi.

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü asgari yasal saklama süreleri kadar muhafaza edilir:

• Vergi Usul Kanunu m. 253 kapsamında defter ve belgeler için 5 yıl.
• Türk Ticaret Kanunu m. 82 kapsamında ticari defter ve kayıtlar için 10 yıl.
• Gelir İdaresi Başkanlığı 509 sıra numaralı Genel Tebliğ kapsamında e-belgeler için 10 yıl.
• İş Kanunu ve 5510 sayılı Kanun kapsamında özlük ve bordro kayıtları için 10 yıl.

Yasal saklama süreleri sona erdiğinde kişisel verileriniz, kişisel veri saklama ve imha esaslarımıza uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Yasal saklama yükümlülüğü süresince finansal kayıtlar doğrudan silinmek yerine güvenli biçimde muhafaza edilir.

Platformun çalışması, güvenliği ve kullanım deneyiminin iyileştirilmesi için çerezler ve benzeri teknolojiler kullanılabilir. Çerez türleri, kullanım amaçları ve tercihlerinizi yönetme yöntemleri hakkında ayrıntılı bilgi için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Kanun'un 11. maddesi uyarınca, veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve verilerin amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
• Mevzuattaki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Verilerin otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak kvkk@muhasefy.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda kimliğinizi tespite yarayan bilgiler ile talebinizin konusu açıkça yer almalıdır.

Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi halinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilirsiniz.

Muhasefy, bu Aydınlatma Metni'ni mevzuattaki değişiklikler ve hizmetlerindeki güncellemeler doğrultusunda zaman zaman güncelleyebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve son güncelleme tarihi yukarıda belirtilir. Önemli değişikliklerde gerekli hallerde ayrıca bilgilendirme yapılır.