Gizlilik Politikası

Muhasefy olarak gizliliğinize değer veriyoruz. Bu Gizlilik Politikası, Muhasefy platformunu, web sitemizi ve uygulamalarımızı kullandığınızda bilgilerinizin nasıl toplandığını, hangi amaçlarla kullanıldığını, kimlerle paylaşıldığını, nerede saklandığını ve nasıl korunduğunu ayrıntılı biçimde açıklamak için hazırlanmıştır.

Bu metin, gizlilik uygulamalarımızı sade ve anlaşılır bir dille ortaya koymayı amaçlar. Kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında işlenmesine ilişkin resmi ve hukuki ayrıntılar için ayrıca KVKK Aydınlatma Metni sayfamızı incelemenizi öneririz. Gizlilik Politikası ile KVKK Aydınlatma Metni birbirini tamamlayan iki belgedir; çelişki halinde KVKK Aydınlatma Metni esas alınır.

Platformu kullanarak bu Gizlilik Politikası'nda açıklanan uygulamaları okuduğunuzu ve anladığınızı kabul etmiş olursunuz.

Bu Gizlilik Politikası aşağıdaki kişileri kapsar:

• Web sitemizi ziyaret eden kişiler.
• Platforma bireysel kullanıcı olarak üye olan ve hizmetlerimizden yararlanan kişiler.
• Platformu işletmesi adına kullanan kurumsal kullanıcılar ve onların yetkilendirdiği ekip üyeleri.
• Kurumsal kullanıcıların platforma girdiği müşteri, tedarikçi ve çalışan gibi üçüncü kişiler.

Kurumsal kullanıcı olarak üçüncü kişilere ait verileri platforma girdiğinizde, bu veriler bakımından veri sorumlusu sizsiniz; Muhasefy bu durumda yalnızca sizin talimatınızla hareket eden bir veri işleyendir. Bu kişilere yönelik aydınlatma ve gerekli rızaların alınması sizin sorumluluğunuzdadır. Bu ayrımın ayrıntısı KVKK Aydınlatma Metni'nde açıklanmıştır.

Hizmeti sunabilmek ve geliştirebilmek için farklı türde bilgiler toplarız. Bu bilgileri, sizin doğrudan sağladıklarınız ve platformu kullanırken otomatik olarak oluşanlar şeklinde iki ana grupta inceleyebiliriz.

Doğrudan sizin sağladığınız bilgiler

• Hesap ve profil bilgileri: Hesap oluştururken ve profilinizi düzenlerken sağladığınız ad, soyad, e-posta adresi ve varsa telefon numarası gibi bilgiler.
• Kurumsal bilgiler: İşletmenize ilişkin unvan, vergi kimlik numarası, adres ve benzeri bilgiler ile kurumsal işlemlerde gerekli olabilen T.C. kimlik numarası bilgileri.
• Finansal içerik: Platforma girdiğiniz gelir, gider, fatura, cari hesap, kasa, banka ve çek gibi finansal kayıtlar.
• Abonelik ve fatura bilgileri: Seçtiğiniz plan, faturalandırma bilgileri ve ödeme süreçlerine ilişkin kayıtlar.
• İletişim ve destek içeriği: Destek talepleri, geri bildirimler ve bizimle yaptığınız yazışmalar.

Platformu kullanırken otomatik toplanan bilgiler

• Teknik bilgiler: IP adresi, tarayıcı türü, işletim sistemi ve cihaz bilgileri.
• Kullanım bilgileri: Oturum açma kayıtları, erişim zamanları, kullandığınız özellikler ve platform içi etkileşimler.
• Günlük (log) kayıtları: Güvenlik ve hata takibi amacıyla tutulan sistem kayıtları.
• Çerez verileri: Oturum yönetimi, tercihlerin hatırlanması ve deneyim iyileştirmesi için kullanılan çerezler aracılığıyla toplanan bilgiler.

Ayrıca, ödeme süreçlerinin doğrulanması gibi durumlarda hizmet sağlayıcılarımızdan sınırlı bilgiler edinebiliriz. Ödeme kartı bilgileriniz, ödeme altyapısı sağlayıcımız tarafından işlenir ve tarafımızca tam olarak saklanmaz.

Topladığımız bilgileri yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla, bu amaçlarla sınırlı ve ölçülü biçimde kullanırız:

• Hesabınızı oluşturmak, yönetmek ve kimliğinizi doğrulamak.
• Ön muhasebe ve finansal yönetim hizmetlerini sunmak ve işletmek.
• Abonelik, faturalandırma, tahsilat ve ödeme işlemlerini yürütmek.
• e-Fatura, e-Arşiv ve benzeri elektronik belge süreçlerini mevzuata uygun yürütmek.
• Destek taleplerinizi karşılamak ve sizinle iletişim kurmak.
• Platform ve veri güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve dolandırıcılığı önlemek.
• Hizmeti analiz etmek, geliştirmek, hataları gidermek ve performansı iyileştirmek.
• Vergi, ticaret ve sosyal güvenlik mevzuatından doğan yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek.
• Açık rızanız bulunması halinde tanıtım, kampanya ve bilgilendirme iletişimi yapmak.

Bilgilerinizi işlerken KVKK'nın 5. maddesindeki hukuki sebeplere dayanırız. Bunlar başlıca; aramızdaki hizmet ve abonelik sözleşmesinin kurulması ve ifası, yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi ve korunması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimizdir. Bu sebeplerin bulunmadığı hallerde (örneğin pazarlama iletişimi veya zorunlu olmayan çerezler) işleme yalnızca açık rızanıza dayanır. Hukuki dayanaklar KVKK Aydınlatma Metni'nde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Bilgilerinizi hiçbir zaman satmayız. Bilgilerinizi yalnızca aşağıdaki hallerde, gerektiği ölçüde ve uygun güvenlik tedbirleriyle paylaşırız:

Hizmet sağlayıcılar

Veritabanı, barındırma, ödeme ve e-posta iletimi gibi hizmetleri sunan, gizlilik ve güvenlik yükümlülüğü altına aldığımız altyapı sağlayıcılarıyla, yalnızca hizmetin gereği ölçüsünde paylaşım yapılır. Bu sağlayıcılar verileri yalnızca bizim talimatımızla işler.

Yetkili merciler

Yasal yükümlülük veya yetkili bir talep söz konusu olduğunda, kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileriyle paylaşım yapılabilir.

Yetkilendirdiğiniz kişiler

Platform üzerinde rol ve yetki tanımlayarak erişim verdiğiniz ekip üyeleriniz ve mali müşaviriniz, tanımladığınız yetki kapsamında verilere erişebilir.

Şirket işlemleri

Birleşme, devralma veya işletmenin tamamının ya da bir kısmının devri gibi durumlarda, bilgileriniz ilgili tarafa, bu Gizlilik Politikası'ndaki ilkelere bağlı kalınarak aktarılabilir.

Hizmeti sunabilmek için yararlandığımız başlıca altyapı sağlayıcıları ve bulundukları bölgeler şunlardır:

• Veritabanı ve depolama altyapısı: Hindistan (Mumbai) bölgesinde barındırılır.
• Uygulama barındırma ve dağıtım altyapısı: Amerika Birleşik Devletleri merkezli sağlayıcı.
• Ödeme altyapısı: Amerika Birleşik Devletleri ve Avrupa Birliği merkezli ödeme hizmeti sağlayıcısı.
• E-posta iletim altyapısı: Amerika Birleşik Devletleri merkezli iletim hizmeti sağlayıcısı.

Bu sağlayıcıların tamamı, sözleşmesel gizlilik ve veri güvenliği yükümlülükleri altındadır.

Platformun bulut tabanlı altyapısı yurt dışında yer aldığından, bilgileriniz yurt dışında işlenebilir. Bu aktarımlar, KVKK'nın yurt dışına aktarıma ilişkin ve 1 Haziran 2024 tarihinde yürürlüğe giren güncel düzenlemesine uygun olarak; yeterlilik kararı, uygun güvenceler (standart sözleşme veya taahhütname gibi) ya da Kanun'da öngörülen arızi haller çerçevesinde gerçekleştirilir. Konunun ayrıntısını KVKK Aydınlatma Metni'nde bulabilirsiniz.

Bilgilerinizi yetkisiz erişime, kayba ve kötüye kullanıma karşı korumak için uygun teknik ve idari tedbirleri uygularız.

Teknik tedbirler

• Verilerin aktarımda ve saklamada şifrelenmesi (TLS/SSL ve disk düzeyinde şifreleme).
• Satır düzeyinde güvenlik (RLS) ile her kullanıcının yalnızca kendi verisine erişebilmesi ve veriler arası izolasyon.
• Rol bazlı erişim yetkilendirmesi ve asgari yetki ilkesi.
• Erişim ve işlem kayıtlarının (log) tutulması ile izlenmesi.
• Düzenli yedekleme ve kurtarma süreçleri.

İdari tedbirler

• Erişim ve gizlilik politikalarının uygulanması ve gizlilik taahhütleri.
• Hizmet sağlayıcılarla veri işleme ve gizlilik sözleşmelerinin imzalanması.
• Verilere erişimin yalnızca görevle sınırlı ve denetlenebilir biçimde verilmesi.

Hiçbir sistemin yüzde yüz güvenli olamayacağının bilincindeyiz. Bu nedenle güvenlik tedbirlerimizi sürekli gözden geçirir ve güncelleriz. Bir güvenlik olayı yaşanması halinde, mevzuatın gerektirdiği bildirim yükümlülüklerini yerine getiririz.

Bilgilerinizi, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü asgari yasal saklama süreleri kadar saklarız. Finansal kayıtlar için saklama süreleri başlıca şunlardır: Vergi Usul Kanunu kapsamında 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu kapsamında 10 yıl ve Gelir İdaresi Başkanlığı 509 sıra numaralı Tebliğ kapsamında e-belgeler için 10 yıl.

Yasal saklama yükümlülüğü nedeniyle, finansal kayıtlar doğrudan silinmek yerine bu süre boyunca güvenli biçimde muhafaza edilir. Süreler dolduğunda bilgileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Saklama ve imha esaslarının ayrıntısı KVKK Aydınlatma Metni'nde açıklanmıştır.

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme.
• Mevzuattaki şartlar çerçevesinde verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Yapılan işlemlerin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlemenin otomatik analizi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için kvkk@muhasefy.com adresine başvurabilirsiniz. Başvuru yöntemi ve süreleri KVKK Aydınlatma Metni'nde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Hesap ayarlarınız üzerinden profil bilgilerinizi güncelleyebilir, bildirim tercihlerinizi yönetebilir ve hesabınızı kapatma talebinde bulunabilirsiniz. Hesabınızı kapattığınızda, yasal saklama yükümlülüğü bulunan finansal kayıtlar ilgili süre boyunca muhafaza edilir; kişisel profil bilgileriniz ise mevzuata uygun biçimde silinir veya maskelenir. Bu sürecin ayrıntıları KVKK Aydınlatma Metni'ndeki saklama ve imha bölümünde açıklanmıştır.

Platformun çalışması, güvenliği ve kullanım deneyiminin iyileştirilmesi için çerezler ve benzeri teknolojiler kullanırız. Çerez türleri, kullanım amaçları ve tercihlerinizi nasıl yönetebileceğiniz hakkında ayrıntılı bilgi için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Muhasefy, 18 yaşından küçük kişilere yönelik bir hizmet değildir ve bilerek 18 yaş altındaki kişilerden kişisel veri toplamaz. Bir çocuğa ait kişisel verinin gerekli izin olmadan tarafımıza iletildiğini fark etmemiz halinde, bu veriyi en kısa sürede silmek için gerekli adımları atarız. Bu konuda bir endişeniz varsa kvkk@muhasefy.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.

Platform veya iletişimlerimiz, üçüncü taraf web sitelerine veya hizmetlerine bağlantılar içerebilir. Bu sitelerin ve hizmetlerin gizlilik uygulamalarından sorumlu değiliz. Bağlantıyı takip etmeden önce ilgili üçüncü tarafın kendi gizlilik politikasını incelemenizi öneririz.

Bu Gizlilik Politikası, mevzuattaki değişiklikler ve hizmetlerimizdeki güncellemeler doğrultusunda zaman zaman güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve son güncelleme tarihi yukarıda belirtilir. Önemli değişikliklerde, gerekli hallerde ayrıca bilgilendirme yaparız. Politikayı düzenli olarak gözden geçirmenizi öneririz.

Gizlilik uygulamalarımızla ilgili her türlü soru, talep ve geri bildiriminiz için kvkk@muhasefy.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.